Segundo especialistas só se alcança bons resultados com um acompanhamento diário e uma boa equipe.
Conversamos com profissionais ligados à transparência e selecionamos algumas dicas para alcançar a excelência na avaliação do Radar Nacional de Transparência
Foram 11 anos de experiência aperfeiçoando este modelo
Para entendermos melhor sobre o assunto, entrevistamos a Dra. Camila de Oliveira, advogada e especialista em transparência pública. Camila trabalha como coordenadora do Departamento Análise Técnica da maior empresa de assessoria em transparência pública do Brasil, a NúcleoGov.
O Departamento de Análise Técnica é o responsável por emitir mensalmente um relatório de aferição nos sites e portais dos clientes da empresa, quanto ao atendimento à legislação de transparência.
Este relatório é uma simulação da avaliação realizada pelos Tribunais de Contas e utiliza sempre a Matriz vigente da Atricon, atualmente a prevista pela Resolução nº 01/2022.
Camila disse que ao analisar o histórico de 11 anos de avaliações em mais de 300 portais todos os meses, foi possível encontrar diversos padrões que esclarecem o que se deve e o que não se deve fazer para obter bons resultados.
A NúcleoGov presta serviço em Assessoria de Transparência e Desenvolvimento de Sites Governamentais para Prefeituras e Câmaras Municipais.
7 passos para regularizar seu Portal de Transparência e tirar nota máxima na próxima avaliação do Radar.
Todos os passos detalhados abaixo foram elaborados pela equipe de profissionais da NúcleoGov, e podem ajudar tanto os Poderes Executivos e Legislativos Municipais quanto os Estaduais.
O atendimento aos itens de transparência é um ponto de extrema atenção aos gestores públicos. Os déficits no portal podem ocasionar o bloqueio de transferências voluntárias, a notificação de órgãos de controle como Ministério Público e Tribunais de Contas, e até mesmo acarretar sanções em virtude da constatação de improbidade administrativa do gestor.
A NúcleoGov Assessoria e Tecnologia atua a mais de 10 anos no setor público e com o atendimento à Transparência Pública. Assessoramos instituições no controle e publicação de informações, no oferecimento de respostas à órgãos fiscalizadores, e no desenvolvimento de ferramentas.
Definimos 7 passos que são fundamentais para o bom desempenho de qualquer instituição frente à Transparência Pública.
Passo 1 - Conheça a Matriz de Avaliação
Antes de iniciar uma ação de regularização do portal de transparência, é necessário conhecer os itens aos quais a transparência é medida.
A Transparência Pública é definida por um conjundo de leis e regulamentações. A avaliação da transparência consolida itens diversos das legislações, além de prescrever boas práticas como participação em redes sociais e itens à usabilidade e acessibilidade nos portais eletrônicos.
O conhecimento dos itens da avaliação fornece o entendimento de onde são extraídos e sua finalidade. Esse conhecimento legal também permite também que se visualize as sanções a que se sujeitam o descumprimento.
Outro aspecto desse passo, é entender os grupos de critérios, seus pesos, e itens específicos de cada instituição, já demandará esforços distintos para a solução de cada um.
Passo 2 - Identificar inconformidades
Entender os itens que não atendem à transparência é o segundo ponto de partida. Muitos gestores esperam que a transparência se resuma aos relatórios fiscais estabelecidos pelas Leis de Responsabilidade Fiscal. Contudo, outras informações são pormenorizadas e exigem recursos específicos, como é o caso da despesa.
Na despesa, além dos dados de valores, identificação dos credores, e do bem ou serviço adquirido, é necessário dispor o histórico das informações de pelo menos três exercícios anteriores. Cada uma dessas informações, possui classificação essencial.
Os itens da matriz de avaliação possuem grupos, assim, a regularização da despesa, por exemplo, pode atender até 17 itens. Obtendo o conhecimento dos itens pendentes, a regularização pode acontecer de forma estratégica.
Passo 3 - Priorizar itens com mais peso
Os critérios da avaliação de transparência são classificados em essenciais, obrigatórios e recomendados, sendo que os essenciais tem peso 3, os obrigatórios peso 2, e os recomendados, peso 1.
Desta forma, é importante realizar a priorização no atendimento dos itens, iniciando-se pelos que possuem maior peso, já que poderão impulsionar o índice geral de transparência da instituição mais rapidamente.
É importante ponderar também que alguns itens possuem atendimento muito rápido, como a divulgação de planos municipais. São documentos que já são produzidos nas gestões, e só precisam conter um espaço adequado para sua divulgação. A publicação dos planos municipais possuem menos peso que outros itens, contudo é de breve resolução, e não precisa necessariamente ser a última ação.
Um outro exemplo está na Carta de Serviços. A divulgação é recomendada, contudo é um item que possui dificuldade no seu atendimento devido a necessidade de consolidação dos serviços oferecidos pelo ente, assim, todas as unidades devem ser consultadas na construção da Carta, visto que demandará certo tempo para a conclusão e atendimento do item.
Os itens da avaliação de transparência, mesmo que recomendados, devem ter seu atendimento conforme para que a instituição adquira excelência, e obtenha atendimento 100% da Transparência Pública.
Passo 4 - Atribuir servidores responsáveis
Após conhecidos os critérios de transparência inconformes, é necessário partir para a ação, e paralelo a priorização, é necessário definir papéis para a resolução e acompanhamento.
Os grupos de informações ou itens de transparência possuem fonte de dados em departamentos distintos. Desse modo, dados de servidores e da receita partem de departamentos com competências distintas, e na eventual pendência, possuem responsáveis distintos na resolução.
Para sanar pendências é necessário que hajam responsáveis capazes de identificar a causa do déficit e promover a resolução junto as demais partes.
Além de que, pode-se haver um responsável geral que funcione como pivô, que possua amplo conhecimento do tema; que convoque as partes envolvidas; distribua suas responsabilidades e também auxilie, se necessário, todos os departamentos em suas partes.
Esses responssáveis indicarão dificuldades e requisitos para atendimento e conformidade da avaliação. Diante de muitos impecílios, um plano de ação pode ser elaborado, ou até a formalização de comissões ou conselhos que promovam a continuidade dos trabalhos.
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Passo 5 - Acompanhar desenvolvimento dos itens
A necessidade de acompanhamento do portal foi apresentada no passo anterior. Mesmo que obtido um índice de 100%, a avaliação de transparência pode sofrer oscilações no índice em decorrência de prazos ou períodos de publicação.
Os entes, especialmente quando há um alto ou total índice de atendimento, devem permanecer alertas para a sustentação do índice.
Uma forma de garantia dessa ação é aplicar auditorias contínuas, utilizando-se da avaliação de transparência como checklist de verificação. Preferencialmente por um agente público não envolvido com o portal ou com ações corretivas, ou um auditor externo.
Na continuidade dessas auditorias deve-se observar também a conservação de históricos, para que possam ser observadas evoluções em resultados, ou possíveis decaimentos, assim como ações corretivas.
Assim, a transparência deixa de ter um teor reativo e passa a ser uma preocupação ativa. Implementado esse passo, a transparência da instituição torna-se um ciclo, e tem-se assim, uma garantia de melhores resultados para a instituição, assim como a garantia de correções reativas de forma ágil.
Passo 6 - Monitoramento constante
Uma vez esclarecidas as pendências e definidos os papéis para sua resolução, as ações necessárias para o correção dos itens não atendidos na transparência devem ser realizadas.
Para essas ações devem ser estabelecidos prazos e obter o acompanhamento, na existência de um responsável, ou sob forma de agendas coletivas. Com o acompanhamento será possível mensurar progresso, encontrar gargalos, outros impedimentos que surgirem e até mesmo itens que possam perder atendimento.
Diversas informações publicadas são produzidas e disponibilizadas diariamente, ou senão possuem prazos regulares de publicação. Existem critérios que exigem essa atualização. Desse modo, um índice obtido em uma avaliação pode oscilar em cada período que se é feita a conferência.
O portal de transparência deve ser monitorado constantemente, especialmente se há itens sem o devido atendimento, para que sejam completos e obtenham-se seu atendimento.
Passo 7 - Aprimorar ou adquirir boas ferramentas
Um portal de transparência é uma ferramenta para o cidadão. A Lei de Acesso à Informação coloca como um dever que o direito de acesso à informação seja obtido de forma ágil e em linguagem de fácil compreensão.
Durante a manutenção dos itens disponibilizados na transparência deve-se avaliar as ferramentas utilizadas, seja para promoção de clareza, facilidade de acesso, ou até para cumprimento de itens como filtros específicos.
O portal de transparência deve existir para além das avaliações de transparência. Além de permitir o fácil e completo acesso do cidadão, o portal deve permitir aos agentes públicos realizar sua gestão com eficiência, podendo conter ferramentas de controle e integração com outros sistemas da instituição.
Diante de ações corretivas, medidas emergentes podem ser adotadas para o atendimento de itens, contudo deve-se pensar não somente na eficácia disponibilizando um item ou informação, mas também na eficiência, disponibilizando o dado da forma mais clara possível.
Durante os ciclos de autoria do portal de transparência deve-se avaliar a disposição de informações, ferramentas disponibilizadas e funções disponíveis para o cidadão.
Bônus - Avalie contratar uma Assessoria especializada
Desenvolvido para atender às demandas políticas, publicitárias e legais de qualquer instituição pública, o NúcleoGov traz uma incrível gama de personalizações. Nosso portal do cidadão trabalha como uma interface que se integra ao seu Portal de Transparência e Acesso à Informação, que além de simplificar o acesso e a intepretação das informações redesenhando o layout, ele também funciona como uma ferramenta de monitoramento e controle que identifica falhas e envia alertas automatizados. Pode ser utilizados para publicação e organização de documentos administrativos ou como uma solução de atendimento online, ouvidoria e e-SIC.
Um serviço exclusivo de assessoria e consultoria em transparência pública
As diretrizes básicas da assessoria e consultoria são simplificar e esclarecer toda informação de forma rápida e eficiente, agindo principalmente na prevenção de falhas como, percas de prazos, omissões, publicações incompletas e quaisquer outras que impossibilite o atendimento à legislação.
Mensalmente, o controle de publicação faz uma minuciosa análise do site e Portal da Transparência e Acesso à Informação, baseando-se nos critérios adotados pela Atricon.
Tem interesse em receber uma proposta e um atendimento de nossa equipe? Veja o card abaixo.